Se la vostra azienda sta per subire una trasformazione digitale e avete bisogno di consigli professionali su come iniziare a trasformare il vostro onboarding e su cosa aspettarvi dopo l'introduzione del nuovo sistema, il nostro articolo fa al caso vostro. Attraverso esempi pratici, alcuni dei nostri partner condividono con voi le loro esperienze e i loro consigli: Lídia Blaskovics, Specialista della Comunicazione di Güntner-Tata Kft, Andrea Sápi, Specialista della Formazione e dello Sviluppo del Gruppo Trenkwalder e Beáta Heiling-Koltai, Specialista della Formazione e della Comunicazione di RUAG Hungarian Ammotec Inc. Quali sono le ragioni che li hanno spinti a iniziare? A cosa vale la pena prestare attenzione? Che impatto ha avuto l'introduzione dell'onboarding digitale in azienda? E naturalmente: cosa ne pensano i dipendenti?
1. Prendete il vostro tempo e verrete ripagati di molto!
Uno dei grandi vantaggi dell'onboarding digitale è che è sufficiente creare il processo una sola volta nell'applicazione aziendale, per poi automatizzarlo. Non è necessario dedicare tempo a lunghe sessioni di formazione e i nuovi assunti possono lavorare sul materiale disponibile secondo i propri tempi e in modo facilmente valutabile.
Tutto questo in pratica
- Alla Güntner-Tata Ltd., l'onboarding avveniva tramite presentazioni di persona. Le presentazioni regionali erano tenute dai dipendenti di quelle regioni, che quindi si assentavano dal lavoro per 30-60 minuti ogni lunedì. Con l'onboarding digitale, il processo di onboarding è passato da 2 giorni a un solo giorno. In questo modo si sono liberate 7 ore alla settimana per il personale che era solito fornire di persona ai nuovi arrivati informazioni importanti sulla loro area.
- Poiché il Gruppo Trenkwalder offre ora contenuti video per i nuovi assunti, questi ultimi possono dedicare meno tempo a illustrare l'uso dei database e più tempo a concentrarsi sul trasferimento delle conoscenze per i progetti. Di conseguenza, alcuni orientamenti personali potrebbero essere combinati e adattati.
Suggerimento: La preparazione per l'onboarding digitale richiede molto lavoro per preparare i materiali digitali, ma ne vale la pena perché fa risparmiare tempo all'azienda una volta che è operativo. (Güntner-Tata Kft.)
2. Concentratevi sul contenuto e "il miracolo avviene"!
Oltre alle mansioni, il nuovo collega dovrà familiarizzare con una serie di altri aspetti. L'interfaccia aziendale stessa sarà nuova, dovrà conoscere l'azienda e il team, frequentare corsi di formazione come quello antincendio e sulla sicurezza, ecc. Un onboarding digitale di successo richiede contenuti ben preparati e test appositamente studiati.
Tutto questo in pratica
- L'intero processo di onboarding di Trenwalder è stato innovato. Le risorse professionali esistenti sono state modificate in modo da avere un nuovo aspetto e una nuova immagine del marchio. I nuovi materiali hanno migliorato la cooperazione e la condivisione delle conoscenze all'interno dell'azienda, creando un unico curriculum di onboarding digitale per più aree professionali.
- Tutta la RUAG Hungarian Ammotec Inc. è stata coinvolta nella compilazione dei contenuti di onboarding. Tutti gli elementi, anche quelli in cui la presenza personale è essenziale (visita alla fabbrica, visita alla stazione balistica), sono stati digitalizzati e possono essere visualizzati a casa sia dai colletti bianchi che dai colletti blu. Tutti i partecipanti ricevono così un quadro e un livello di conoscenza coerenti, in modo che non si limitino a "costruire muri", ma sappiano che stanno "costruendo una chiesa".
Suggerimento:Prima dell'implementazione, dovremmo già esaminare quali contenuti, processi e sistemi sono destinati a cambiare nel prossimo futuro, e vale la pena iniziare la digitalizzazione in quelle aree in cui tali cambiamenti non sono previsti. È inoltre opportuno definire in anticipo l'argomento generale; a questo scopo si consiglia di effettuare un'indagine sulle mansioni dal lato delle risorse umane prima dell'inizio del progetto, in modo da ottenere un quadro completo rispetto a su quali gruppi di mansioni vale la pena concentrarsi nello sviluppo del curriculum. Il più grande aiuto nella progettazione di un sistema di curriculum digitale è la stesura di un piano di progetto e di un calendario. È utile definire il formato in cui si desidera presentare i processi (video, presentazione...), pensare in anticipo ai contenuti che si desidera digitalizzare e ai casi in cui è importante abbinare le presentazioni di persona ai contenuti digitali.(Gruppo Trenkwalder)
3. Un'app + uno strumento + un accesso, e boom, il processo ha inizio!
L'inserimento dei nuovi colleghi può essere automatizzato grazie all'onboarding digitale, con l'ausilio di uno smartphone, di un tablet o di un computer, e i nuovi assunti possono completare e rivedere i materiali al loro ritmo, quando vogliono. Se i nuovi assunti visualizzano i materiali da totem, computer portatili o dai propri dispositivi in uno stabilimento o in un ufficio, non si perderanno nulla.
Tutto questo in pratica
- Alla Güntner-Tata Kft. inizialmente temevano che poche persone avrebbero voluto seguire le lezioni sui propri dispositivi, ma si sono sbagliati. I nuovi iscritti non vedevano l'ora di scaricare l'app e iniziare il processo di inserimento.
- I nuovi colleghi del Gruppo Trenkwalder avranno accesso al sistema di e-learning digitale già nei primi giorni, dove potranno apprendere le basi della struttura organizzativa. Possono ottenere una panoramica completa delle loro responsabilità lavorative e di come utilizzare i database, e sono stati creati gruppi di onboarding separati per controllare chi può accedere al materiale formativo corrente. Si è anche iniziato a utilizzare la funzione di amministratore per i materiali di e-learning, in modo che i manager possano tenere traccia del punto in cui i nuovi arrivati si trovano nel processo.
- Alla RUAG Hungarian Ammotec Inc. il giorno dell'ingresso, dopo la firma dei documenti necessari, la prima presentazione di onboarding riguarda la comunicazione aziendale, dove tutti i dipendenti installano immediatamente l'app sul proprio telefono e iniziano a utilizzare l'interfaccia di onboarding digitalizzata e la funzione di riconoscimento, oltre a conoscere le più importanti notizie attuali. In questo modo diventano immediatamente utenti attivi.
Suggerimento: Se utilizzate contenuti video nel vostro onboarding digitale, potreste voler fornire alla vostra azienda tablet e cuffie per supportare il processo. I tablet consentono ai colleghi di visualizzare video e presentazioni con una risoluzione più elevata. (Güntner-Tata Kft.)
4. Verificate le conoscenze acquisite!
È importante sapere a che punto è il nuovo arrivato nel processo di apprendimento, ma non bisogna dimenticare di valutare le conoscenze acquisite. È un feedback utile per il nuovo arrivato per essere sicuro, attraverso dei test, di aver capito e di conoscere tutte le informazioni necessarie e, naturalmente, anche l'azienda può essere rassicurata sul fatto che la formazione è stata efficace senza un training personale.
Tutto questo in pratica
- Al termine del processo di onboarding, i nuovi colleghi della RUAG Hungarian Ammotec Inc. che entrano in produzione devono superare un esame di base online. Questo dimostra se sono consapevoli del tipo di fabbrica in cui stanno arrivando, del tipo di lavoro che inizieranno e delle regole essenziali che devono seguire per proteggere se stessi e l'intera fabbrica.
- Nel Gruppo Trenkwalder, l'uso della funzione video ha permesso ai nuovi colleghi di arrivare agli incontri di orientamento faccia a faccia con conoscenze e domande pregresse dopo aver elaborato il materiale. Questo ha aumentato notevolmente l'efficienza del processo di apprendimento.
Suggerimenti:
- L'impatto dell'onboarding va sempre misurato e, verso la fine del periodo di formazione, è opportuno chiedere un feedback per vedere come le informazioni sull'azienda vengono implementate nella vita quotidiana della fabbrica.(RUAG Hungarian Ammotec Inc.)
- Per garantire che le conoscenze acquisite siano misurabili, è opportuno definire in anticipo il materiale da testare e il livello di soglia per completare con successo la lezione (Gruppo Trenkwalder).
5. Pensare individualmente, pensare in squadra!
L'onboarding digitale non significa abbandonare del tutto la personalizzazione, anzi! È un canale che può mettere i nuovi arrivati a proprio agio, dando loro l'opportunità di ricevere un orientamento approfondito, di esercitarsi, di ripetere e di conoscere l'azienda al proprio ritmo.
Tutto questo in pratica
- Grazie all'onboarding digitale in RUAG Ammotec Hungary, il feedback dei dipendenti indica che l'integrazione nel team è diventata più facile, l'apprezzamento reciproco è aumentato e le tensioni tra i diversi reparti sono diminuite. Il feedback alla fine del periodo di prova ha mostrato che la maggior parte dei reparti ritiene che le conoscenze acquisite durante l'onboarding siano state utili.
- Anche i dipendenti di Güntner-Tata Kft. hanno dato un feedback positivo sull'onboarding digitale, ad esempio: è interattivo, facile e semplice da completare su smartphone, chiaro e moderno.
- Dopo aver elaborato i materiali di e-learning, i nuovi colleghi del Gruppo Trenkwalder hanno già un'idea generale del sistema, hanno domande specifiche al riguardo e possono iniziare l'apprendimento in sede con alcune conoscenze preliminari. I dirigenti sono più soddisfatti e sempre più manager indicano la necessità di sviluppare materiali di conoscenza digitale nelle loro aree.
Suggerimento: Per incoraggiare i nuovi dipendenti a imparare si possono usare quiz e premi. In uno stabilimento di produzione, è essenziale coinvolgere il personale fisico: se tutti ricevono lo stesso onboarding, lo spirito di squadra e l'apprezzamento reciproco si rafforzano. (RUAG Hungarian Ammotec Inc. )
+1. La domanda principale è: perché mai?
Ogni azienda è diversa, ma ci sono sicuramente molte sfide simili. La digitalizzazione dei processi di onboarding può ridurre l'onere per l'azienda in molti modi e aprire nuove opportunità per i dipendenti.
Le motivazioni dei nostri partner
- La retention del personale: la motivazione principale di RUAG Hungarian Ammotec Inc. è stata la ritenzione dei dipendenti, rendendo l'ingresso e l'integrazione dei nuovi colleghi il più agevole possibile. Nella loro azienda, la digitalizzazione integra ora le sessioni di formazione in persona, in modo che i colleghi possano rivedere tutte le informazioni. Anche il rafforzamento della conformità era importante.
- Una base di conoscenze coerente: Il Gruppo Trenkwalder voleva creare un unico piano di formazione per le sue oltre 20 sedi, in modo da trasmettere un unico corpo di conoscenze ai nuovi colleghi. Volevano inoltre garantire che i nuovi dipendenti potessero passare alla produzione il più rapidamente possibile.
- Riduzione del carico di lavoro: Güntner-Tata Kft. voleva ridurre il carico di lavoro dei propri tirocinanti. All'inizio del coronavirus, volevano anche ridurre il numero di contatti, un altro argomento a favore della digitalizzazione.
Se volete saperne di più sull'onboarding digitale, ci sono molti altri contenuti sul nostrosito web.
