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Tenere informati i colleghi sulle novità aziendali è il passo 0 per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. Oggi è essenziale che un'azienda tenga informati i propri dipendenti su base settimanale o mensile su ciò che accade in azienda e per loro, sotto forma di newsletter. Tuttavia, è importante farlo in modo da raggiungere effettivamente i colleghi, invece di finire nel cestino del loro client di posta. Nel seguente articolo abbiamo raccolto alcune buone pratiche per trasformare la vostra newsletter aziendale interna in uno strumento davvero efficace.
Il compito della comunicazione interna - soprattutto nelle aziende che non hanno uno specialista dedicato, dove la responsabilità ricade spesso sul marketing o sulle risorse umane - è spesso visto come un onere aggiuntivo, che lascia poco o nessuno spazio alla creatività.
Anche se la statistica ampiamente citata secondo cui un impiegato medio riceve 121 e-mail al giorno sembra esagerata in alcuni settori, è innegabile che le newsletter interne debbano affrontare una dura concorrenza quando cercano di essere aperte. Probabilmente vi è già capitato di ricevere newsletter aziendali che vi hanno fatto sgranare gli occhi per i titoli che inducono allo sbadiglio e di sfogliare il testo inutilmente lungo, prima di decidere di cancellarle automaticamente dopo la terza volta senza aprirle mai più. Non siete i soli: in genere il 34% delle newsletter aziendali non viene letto.
Tuttavia, una newsletter interna ben scritta è un ottimo modo per costruire la cultura aziendale e la comunità. È una buona idea modellare la vostra newsletter sul modello di quelle utilizzate nel marketing esterno, che sono realizzate da esperti dopo un'attenta pianificazione e l'impiego di formati collaudati. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per migliorare il contenuto, l'utilità e l'efficacia della vostra newsletter.
Scegliendo il titolo giusto, siete a metà strada verso il successo. L'oggetto è la prima e praticamente unica occasione per catturare l'attenzione del destinatario, quindi è importante sfruttare sempre questa possibilità per incoraggiare i dipendenti ad aprire la lettera. Il modo più semplice per farlo è quello di mettere in evidenza ciò che i dipendenti otterranno cliccando. Ad esempio:
Assicuratevi di sottolineare l'impatto potenziale del riassunto sul lettore. Per ottenere il massimo impatto e per tenere conto delle limitazioni imposte dai vari client di posta elettronica, il titolo non deve superare i 45-50 caratteri.
Quando conducono interviste di persona per studiare il coinvolgimento dei dipendenti, gli analisti cercano affermazioni come "è così che risolviamo le sfide nella nostra azienda" o "è così che l'azienda risolve le sfide" quando si parla dell'attività. Non è difficile capire quale versione provenga da un dipendente più impegnato e quale da uno meno coinvolto nel proprio posto di lavoro.
È importante coinvolgere il lettore nella formulazione della newsletter, in modo che senta che il contenuto è davvero per lui. Dato che i colleghi non sono soliti pronunciare frasi letterarie quando chiacchierano tra loro, consigliamo di mantenere un tono informale e diretto.
È anche una buona idea formulare i risultati della vostra azienda in una forma digeribile e comprensibile a tutti, evitando il linguaggio pomposo tipico delle presentazioni aziendali.
Se è importante mantenere l'attenzione sulle sfide, le transizioni e gli obiettivi strategici dell'azienda, è altrettanto fondamentale ricordare che i nostri dipendenti sono prima di tutto persone. Ecco perché vale la pena di condividere non solo le informazioni relative al lavoro, ma anche i contenuti che aiutano le persone a conoscersi, a creare una comunità o a semplificare la vita quotidiana. Ad esempio, potete presentare i colleghi che festeggiano un compleanno importante o che sono nuovi in azienda, oppure suggerire ai vostri lettori alcune cose divertenti da fare nel fine settimana.
"Preferisco di gran lunga quella che ho fatto io".
Esiste un fenomeno cognitivo chiamato effetto IKEA, che fa sì che le persone apprezzino in modo sproporzionato, ad esempio, un prodotto alla cui realizzazione hanno partecipato attivamente. Chiediamo quindi ai colleghi di proporre le loro idee per la newsletter e coinvolgiamoli nella creazione dei contenuti! Potrebbe trattarsi di una carrellata di sfide fotografiche settimanali o di un contenuto "soft" fornito o scritto dai dipendenti, come le introduzioni di cui sopra.
I lettori sono meno propensi a leggere una newsletter dalla prima all'ultima parola; la maggior parte preferisce scorrere il contenuto, fermandosi solo sulle parti che interessano di più. La scelta e/o la modifica dell'immagine giusta è quindi importante quanto un testo ben scritto, perché è la prima cosa che cattura l'attenzione del lettore e lo spinge a leggere il contenuto.
È importante che l'illustrazione rifletta o integri il contenuto, e in alcuni casi l'immagine stessa può diventare il contenuto: ad esempio, le informazioni più complesse e dettagliate sono meglio presentate sotto forma di infografica. Chi è all'avanguardia nella comunicazione interna sa che i video e le animazioni sono attualmente di gran lunga superiori ai contenuti statici in termini di popolarità sulla maggior parte delle piattaforme di comunicazione.
💡 S uggerimento: fate in modo che il CEO comunichi le notizie più importanti una volta al mese sotto forma di un breve video incorporato nella newsletter! E se questo non è possibile, anche una GIF intelligente o divertente può avere un impatto visivo significativo.
Cercate sempre commenti e suggerimenti su ciò che i vostri colleghi vorrebbero vedere di più o di meno nei vostri contenuti. Chiedete un feedback e non dimenticate di rispondere e reagire anche a questi commenti e suggerimenti! Avere voce in capitolo e sapere di essere ascoltati è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti sul posto di lavoro.
È importante inviare le newsletter ai dipendenti sempre alla stessa ora e a intervalli predefiniti, perché se sanno quando aspettarsele, possono farle diventare una routine. Sulla base dei feedback, vale la pena di trasformare gli argomenti più popolari in rubriche regolari e ricorrenti, per garantire che nelle e-mail ci siano contenuti su cui la maggior parte delle persone è felice di cliccare, anche quando non compaiono nell'oggetto.
Se seguite i nostri consigli, potete essere certi che i tassi di apertura delle vostre newsletter interne miglioreranno in modo significativo. Vi auguriamo buona fortuna, tanti clic e una forza lavoro impegnata!
