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Una comunicazione organizzativa efficace è una delle sfide più grandi. Anche se i canali e i metodi moderni stanno emergendo grazie allo sviluppo tecnologico, le sfide rimangono, sia che si tratti del caos infinito dei messaggi di posta elettronica, della mancanza di feedback o di una connessione efficace con i compagni di squadra che lavorano negli angoli più remoti del mondo.
In questo post abbiamo raccolto le 10 sfide di comunicazione più comuni e vi mostriamo come un'app di comunicazione interna personalizzata possa aiutarvi.
Forse ci ricordiamo dalle lezioni di educazione linguistica che la comunicazione è definita come una conversazione reciproca e bidirezionale (con 1-2 eccezioni degne di nota). Ma così come gli apprendimenti della scuola elementare rimangono nebbiosi nel migliore dei casi, è altrettanto probabile che abbiamo dimenticato questa lezione specifica. Purtroppo, quando lo scambio reciproco diventa unidirezionale, la qualità della conversazione diminuisce notevolmente.
Il feedback all'interno di un'azienda ha un ruolo speciale, perché è proprio questo tipo di situazione che necessita di uno scambio. Le sessioni di feedback non sono solo un'occasione per i manager di commentare i risultati dei dipendenti, ma anche un'opportunità per i dipendenti di parlare di come si sentono, di come pensano che il lavoro condiviso sia realizzato in azienda e altro ancora. Se i collaboratori non ricevono o non danno feedback, la loro motivazione può diminuire, il loro approccio al lavoro cambia completamente e il loro impegno ne risente.
I dipendenti che beneficiano di check-in regolari e hanno l'opportunità di fornire feedback hanno molte più probabilità di rimanere in azienda rispetto ai compagni di squadra che vengono trascurati. Non stiamo parlando solo di feedback positivi, ma anche negativi: il punto è che deve esserci un'opportunità di scambio.
E dovrebbe essere fornita nel modo più semplice possibile.
Pensate a quanto sia facile rispondere a qualcosa su Facebook. È possibile mettere un like a un post, lasciare un commento o condividere un contenuto che ci piace in pochi secondi. È logico che la piattaforma di comunicazione di un'azienda funzioni allo stesso modo. Se introducete un'app per le comunicazioni interne, in cui è facile fornire un feedback proprio come nelle interazioni quotidiane sui social media, l'utilizzo diventerà una seconda natura per i vostri dipendenti.
Oltre alle telefonate, agli SMS, ai messaggi di chat, alle notifiche dei social media e agli incontri personali, una persona media riceve fino a 120 e-mail al giorno. Non c'è da stupirsi che le informazioni importanti possano facilmente perdersi in un oceano di e-mail. Inoltre, le caselle di posta elettronica sovraccariche possono avere un effetto frustrante sui compagni di squadra. Sfogliare le e-mail il lunedì non dovrebbe assomigliare a un'estenuante spedizione sul Monte Everest.
Sfogliare le e-mail il lunedì non dovrebbe assomigliare a un'estenuante spedizione sul Monte Everest.
Se sostituite una serie di e-mail con semplici messaggi in un'app per le comunicazioni interne come Blue Colibri, non vi perderete più nella giungla della vostra casella di posta elettronica e vi risparmierete una collezione crescente di e-mail con "cc" irrilevanti. I messaggi inviati possono essere semplici e brevi, condivisi solo con chi è veramente interessato all'argomento.
La causa principale della frustrazione dei dipendenti sul posto di lavoro è la generale mancanza di informazioni. Di solito i capri espiatori sono i dirigenti. I dirigenti che tacciono alcuni dettagli e fanno trapelare solo il minimo indispensabile sui cambiamenti importanti.
Questo fa sì che i dipendenti si sentano tagliati fuori dal giro e dal quadro generale dell'azienda.
La creazione di una cultura aziendale che supporti la comunicazione a valle, a monte e in generale non sarà mai abbastanza sottolineata.
Informare i dipendenti e farli sentire ascoltati aumenta il loro impegno.
I dipendenti possono inviare idee in una "cassetta delle idee" sull'App Blue Colibrì, e presentare le proprie opinioni rispondendo alle domande attraverso quiz e sondaggi. Utilizzando questo strumento, è possibile coinvolgere i dipendenti nello sviluppo organizzativo e persino progettare gli sviluppi futuri in modo collaborativo.
In genere non amiamo utilizzare nuovi strumenti di comunicazione che non conosciamo bene o che presentano funzioni troppo complesse. Oggi gli smartphone sono i dispositivi più diffusi. Inoltre, nel giro di pochi anni, entro il 2025, il 75% della forza lavoro sarà costituito dalla generazione YZ e
il 98% di loro avrà uno smartphone in tasca, anche al lavoro.
Il 75% degli operai trova la comunicazione su un'app personalizzata molto più comoda ed efficace rispetto ad altre soluzioni "obsolete" come intranet, e-mail o materiali stampati. Se coinvolgete i vostri dipendenti su dispositivi che già utilizzano, è molto più probabile che inizino a usarli anche per le comunicazioni, perché la barriera all'ingresso è più bassa.
Processi solidi di pre-boarding e onboarding sono estremamente importanti per trattenere i nuovi assunti. È uno spreco di risorse spendere per il reclutamento, le comunicazioni e l'employer branding, se smettiamo di investire in un compagno di squadra al momento del suo ingresso. Secondo i dati,
un nuovo assunto dovrebbe essere tenuto sotto controllo per i primi 3-6 mesi, con livelli di attenzione diversi.
All'inizio, i collaboratori devono ricevere maggiore attenzione, in seguito si può diminuire, ma il follow-up, l'impegno e il feedback continui e conseguenti sono d'obbligo nel primo semestre, altrimenti il neoassunto potrebbe passare rapidamente ad altro.
Le app di comunicazione interna come Blue Colibri semplificano il processo, in quanto è possibile presentare il nuovo collaboratore al team in un unico luogo, fargli conoscere i pilastri culturali dell'azienda, inviargli le linee guida e persino utilizzare la gamification per coinvolgerlo attraverso sfide (ad esempio, trovare la macchina del caffè al piano terra), nonché chiedere un feedback tramite questionari, incoraggiandolo a condividere la sua opinione sui processi e su dove potrebbe aver bisogno di ulteriore supporto.
Nelle aziende in cui si lavora in ambienti internazionali, la diversità linguistica può creare una situazione simile alla torre di Babele. È impossibile immaginare un lavoro efficace se non si parla la stessa lingua. Gli ambienti multilingue rendono il lavoro lento e meno efficace nei team e nelle diverse sedi. Ecco perché vale la pena annunciare le novità aziendali in tutte le lingue, fornire traduzioni facilmente accessibili e investire nella formazione interculturale.
Oltre alla comunicazione, parlare lingue diverse influisce anche sui nostri processi di pensiero. Esiste un'ipotesi nota nel campo della psicolinguistica, la scienza del linguaggio e della psicologia, secondo cui la nostra lingua madre non è solo lo strumento principale per esprimere i nostri pensieri, ma ha anche un impatto sui nostri processi di pensiero.
Le persone che parlano lingue diverse vedono il mondo in modo diverso.
Questo rende il lavoro condiviso fondamentalmente più difficile, e in un ambiente multilingue con tradizioni culturali diverse ancora di più.
A titolo di esempio, immaginiamo che i dirigenti di una filiale americana si incontrino con quelli della filiale indiana. Per gli americani la puntualità è un segno di educazione, mentre per i colleghi indiani il tempo è un concetto molto più flessibile, con spazio per ritardi di 15-30 minuti. Sapevate che in Cina è usanza rifiutare un regalo almeno tre volte prima di accettarlo? O che gli olandesi si congratulano con ogni membro della famiglia per il compleanno di qualcuno? D'altra parte, i finlandesi non troverebbero strano tenere una riunione di lavoro in una sauna invernale surriscaldata e fumante.
Affinché i vostri dipendenti si sentano
più di un semplice ingranaggio della macchina,
e di identificarsi con i valori dell'azienda e di impegnarsi, è indispensabile che capiscano dove è diretta l'organizzazione, quali cambiamenti possono aspettarsi e qual è il loro ruolo nel quadro generale. Non c'è niente di più imbarazzante di quando i dipendenti vengono a conoscenza di cambiamenti di mercato (reali o immaginari) che riguardano l'azienda da media esterni...
In molte aziende, le newsletter sono il metodo principale per tenere aggiornati i dipendenti sugli sviluppi interni ed esterni. Ma queste newsletter sono spesso poco organizzate e mancano di molte informazioni importanti. Le applicazioni di supporto alle comunicazioni interne come Blue Colibri semplificano notevolmente l'intero processo. Con un solo clic, possiamo inviare notizie informative concise ed esaurienti agli smartphone dei dipendenti, con maggiori possibilità di raggiungere la destinazione rispetto a
se l'aveste inviata a una casella di posta elettronica sovraccarica.
Comunicare o non comunicare, questa è la domanda. Prima di condividere qualcosa, è sempre importante valutare se l'informazione è degna di nota o meno. Se lo è, il passo successivo è pensare a quali gruppi è importante condividere e quando. È utile creare diversi gruppi di utenti (nuovi assunti, team di vendita, ecc.), con i quali condividere contenuti più mirati. Su Blue Colibri è possibile creare diversi gruppi, segmentando i destinatari in base alla sede, al progetto o al team, per indirizzare i contenuti di conseguenza.
I diversi team hanno compagni di squadra con diversi background professionali e livelli di esperienza. Se i dipendenti non si rispettano a causa di questa differenza, spesso possono nascere incomprensioni, anche quando potrebbero trarne beneficio.
"Condividere è prendersi cura".
il noto slogan dei social media, vale anche per il mondo delle aziende. Se i dipendenti sono incoraggiati a condividere le loro esperienze tra loro (più facilmente su una piattaforma progettata proprio per questo), la comunicazione e la collaborazione diventano molto più fluide e decisamente migliori.
Molti dipartimenti delle risorse umane pensano di non avere abbastanza risorse per creare i propri sistemi di comunicazione interna, o pensano che i risultati non forniranno un ampio ritorno sull'investimento. Ma il continuo sviluppo della tecnologia e servizi come Blue Colibri creano soluzioni accessibili per le aziende, che non devono nemmeno preoccuparsi di introdurre un nuovo sistema, poiché un professionista aiuta il processo lungo tutto il percorso.
Se vi siete identificati con uno dei problemi descritti nel post e siete alla ricerca di una soluzione per migliorare la comunicazione interna personalizzata per le vostre esigenze, contattateci!
