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Evolvere, sviluppare, digitalizzare, raggiungere i dipendenti, formare una vera e propria comunità: obiettivi e direzioni familiari in qualsiasi azienda. Oltre alle restrizioni dovute alla pandemia e alle sfide economiche, il periodo del coronavirus ha rappresentato per le aziende una motivazione molto improvvisa in termini di urgenza di sviluppare la comunicazione interna. Questo aspetto non può essere più rimandato. Nel 2020, soluzioni come le e-mail aziendali e l'inutile moltitudine di riunioni dovranno essere superate.
Tuttavia, anche nel settore alberghiero è vero che i grandi cambiamenti vengono spesso rimandati per motivi piuttosto banali. Le incombenze quotidiane ci sommergono, temiamo che il cambiamento spaventi i nostri colleghi, come se l'intera azienda dovesse fermarsi per un po' per una tale trasformazione. Judit Gál, Direttore Marketing e Comunicazione di Danubius Hotels, ha condiviso la sua esperienza su come quest'ultima non debba essere necessariamente così.
Danubius Zrt. È presente in Ungheria con 16 hotel - sotto l'egida di 4 marchi - e un edificio per uffici centrali con un totale di oltre 1.600 dipendenti. La maggior parte di loro lavora nelle operazioni alberghiere, il che li rende difficilmente raggiungibili, dal momento che principalmente gli impiegati hanno un indirizzo e-mail aziendale, il che rappresenta una piccola parte dell'organico totale. Non è quindi difficile immaginare quali intensi cambiamenti possa introdurre una nuova piattaforma (per questo Danubius Hotels ha scelto la Blue Colibri, sviluppata in Ungheria nell'autunno del 2019), alla quale i dipendenti possono accedere anche dal proprio telefono grazie a un'applicazione. L'obiettivo non era solo quello di consentire a chi lavora nel campo delle operazioni di essere informato in modo rapido ed efficiente o di migliorare il flusso di notizie e informazioni. Judit Gál ha dichiarato che l'obiettivo principale è quello di creare comunità all'interno dell'azienda. È stata creata anche una comunità separata per i 150 leader che, sebbene lontani geograficamente, affrontano sfide quotidiane simili. Grazie alla digitalizzazione, sono riusciti a creare una piattaforma comune per la gestione. Hanno anche lanciato attività per conoscersi meglio sulla piattaforma, oltre a fornire informazioni di prima mano da manager a manager.
Tuttavia, trasformare la comunicazione interna aziendale che è stata la norma per molti anni, spesso decenni, non è un compito da tutti i giorni: la transizione non è magica. Inoltre, anche con un'attenta preparazione e pianificazione, si può avere successo solo se i dipendenti si sintonizzano facilmente con la nuova piattaforma, si divertono a usarla e ne riconoscono i vantaggi. Come in molte altre questioni, anche in questo caso il segreto sta nel principio della gradualità.
Judit Gál ha dichiarato che Danubius ha fatto coincidere l'inizio della transizione con uno dei grandi eventi aziendali dell'anno, le giornate sportive autunnali. "Abbiamo dedicato uno stand separato all'app. Qui i colleghi hanno potuto conoscere la piattaforma in modo giocoso e noi li abbiamo aiutati con la registrazione. "
Hanno poi visitato ciascuno dei loro hotel nell'ambito di un roadshow, dove hanno aiutato a registrarsi nello spazio comune ad alta frequentazione del personale. "L'orientamento è stato supportato anche da poster, tovagliette, animazioni su uno schermo televisivo e dispense stampate. Durante i 3 mesi di transizione, la newsletter settimanale via e-mail e l'app sono state accessibili contemporaneamente. Negli ultimi numeri della newsletter abbiamo promosso la piattaforma e fornito informazioni dettagliate sulla nuova app. "Anche il team di sviluppatori Blue Colibri ci ha aiutato molto nei preparativi.
Grazie al nuovo sistema, il cambiamento positivo più rapido è stato osservato nel flusso di informazioni. Ad esempio, durante la chiusura degli hotel a causa dell'epidemia di coronavirus, è stato più facile tenersi in contatto con i colleghi e informarli immediatamente, ma la nuova piattaforma ha anche creato uno spazio per la vita comunitaria quando non era possibile incontrarsi di persona.
"La funzione Communities dell'app ci permette di organizzare i nostri colleghi in una grande comunità: il processo è lungi dall'essere concluso, ma chi lavora in ogni hotel o centro può ora scoprire più facilmente cosa succede nelle altre sedi dell'azienda". Come utenti, tutti i colleghi possono accedere all'app e sempre più persone la utilizzano attivamente. Gli anziani sono entusiasti quanto i loro colleghi più giovani, che a volte sono restii a utilizzare soluzioni tecniche", ha dichiarato Judit Gál. Ha poi aggiunto che, oltre a tenersi informati e a leggere le notizie, i colleghi usano l'interfaccia per comunicare e scaricare le buste paga mensili, e sono felici di partecipare ai giochi e ai quiz pubblicizzati nell'app.
Un importante passo avanti nell'utilizzo è stata la funzione di notifica, che permette ai dipendenti di essere avvisati in tempo reale delle modifiche che li riguardano. Inoltre, quest'anno sono stati resi disponibili sull'app anche i certificati fiscali necessari per la dichiarazione dei redditi delle persone fisiche.
Quando si parla di vita comunitaria all'interno di un'azienda, viene inevitabilmente da pensare che, anche se l'obiettivo è quello di smuovere un po' le acque stagnanti, se i colleghi rimangono passivi, non succederà nulla. Judit Gál ha sottolineato che stanno già vedendo risultati positivi in questo senso perché la loro comunità online di leader può essere sempre più facilmente informata, coinvolta e mobilitata attraverso il canale digitale di Danubius (ad esempio, feedback con un questionario, presentazioni personali, messaggi natalizi reciproci).
Secondo il direttore marketing e comunicazione di Danubius Hotels, questa nuova piattaforma di comunicazione interna può anche supportare lo sviluppo dei processi di pre e onboarding. Oggi, nei giorni di onboarding, tutti i nuovi colleghi vengono introdotti all'app e viene loro spiegato in dettaglio come utilizzarla. I nuovi assunti costituiscono già una base di utenti più stabile e trovano facile aggiornarsi con i colleghi. I vantaggi sono molteplici. La percezione dell'azienda migliorerà nel lungo periodo e i dipendenti si impegneranno maggiormente. Essi si rendono conto dell'importanza di un'informazione e di una comunicazione rapida e corretta nel loro nuovo posto di lavoro, per facilitare la loro integrazione non solo a livello professionale, ma anche a livello di comunità, sia di persona che online. In questo modo si crea prima un senso di appartenenza al team.
Ma ci sono ancora molti piani, perché ci sono molte aree in cui è possibile trarre il massimo vantaggio dalla propria piattaforma digitale. Basti pensare ai vantaggi del preboarding e dell'e-learning, ha aggiunto Judit Gál. "Vorremmo dare all'app un ruolo maggiore nel processo di onboarding, ma sentiamo già di essere sulla strada giusta".
"In qualità di una delle più grandi compagnie alberghiere in Ungheria, è importante per noi che tutti i nostri dipendenti che lavorano nei nostri 16 hotel e nella sede centrale in tutto il Paese possano sentirsi come una grande squadra. La piattaforma e l'applicazione mobile offrono un'eccellente opportunità per tenersi in contatto, informarli e ispirarli. Da 50 anni siamo dove c'è l'azione! - Grazie all'app, nessuno si perderà le numerose novità che vogliamo offrire ai nostri ospiti per rendere la loro esperienza sempre più memorabile".
Márk Neuhauser
Responsabile della comunicazione interna
Danubius Zrt.
