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La comunicazione interna è essenziale per il successo di qualsiasi azienda, organizzazione o istituzione. Comporta lo scambio di informazioni tra individui all'interno di un'azienda per garantire che tutti siano sulla stessa pagina e lavorino per gli stessi obiettivi, sostenendo così il coinvolgimento e gli obiettivi strategici aziendali.
Al giorno d'oggi, i progressi della tecnologia hanno reso più facile che mai la comunicazione tra i diversi reparti, anche con dipendenti situati in diverse parti del mondo. I contenuti autentici, utili e in tempo reale possono essere trasmessi istantaneamente a un pubblico di colletti blu e bianchi; ma è importante conoscere il nostro pubblico di riferimento, cosa dire e come dirlo.
Per contenuto intendiamo qualsiasi tipo di materiale utilizzato per comunicare qualcosa, sia esso un documento scritto, una presentazione, un'e-mail, una videoconferenza, un videomessaggio, ecc. Un contenuto di buona qualità può aiutare i team a lavorare in modo organizzato e focalizzato sulle attività, facilitando al contempo la collaborazione tra le aree di lavoro.
Come ha detto Csaba Azurák, giornalista televisivo ed esperto di comunicazione, al canale podcast di Connect Magazine, i contenuti della comunicazione interna non sono molto diversi da quelli dei media moderni: prima di tutto devono essere degni di nota.
"La cosa più importante è che si tratta di noi e per noi, quindi dovremmo essere coinvolti nel messaggio, cosa che, diciamolo, è abbastanza facile da fare nel caso di una comunità di lavoro", ha detto Csaba Azurák.
Una maggiore efficienza organizzativa e relazioni più amichevoli con i dipendenti sono solo due dei risultati che possono derivare dall'adozione di contenuti di alta qualità da parte dell'azienda. Una presentazione o un documento ben fatto, ad esempio, consente una comprensione immediata e reciproca di tutti i dettagli rilevanti, con un margine minimo di confusione o fraintendimento.
Inoltre, l'accesso a risorse di alta qualità, chiare e concise consente a diversi gruppi di dipendenti di prendere decisioni più rapidamente, con conseguente aumento dell'efficienza complessiva.
In definitiva, i contenuti di alta qualità possono migliorare le relazioni all'interno di un'organizzazione, in particolare tra il personale e la direzione, fornendo un linguaggio comune per la comunicazione all'interno dell'azienda.
L'esperto di comunicazione ha consigliato che "naturalmente, in questo settore, è bene soddisfare le aspettative di 'infotainment'", il che significa "essere un po' più leggeri e chiari nel rumore della comunicazione a cui i dipendenti sono sottoposti, dato che oggi è normale preferire testi o messaggi video meno difficili".
La creazione di contenuti di alta qualità che abbiano una buona risonanza sui dipendenti richiede una pianificazione strategica in anticipo. In primo luogo, si raccomanda di definire il gruppo target interno, come ad esempio:
In base ai gruppi target, è necessario identificare informazioni e contenuti tipici o importanti, come ad esempio:
Quale formato scegliere? Oggi sono disponibili sempre più opzioni e idee, come ad esempio:
Le infografiche sono sempre più diffuse nei media di oggi e alcune sono persino animate, il che può integrare efficacemente e rendere più accessibili ai lavoratori informazioni difficili.
Mantenere la regolarità nella distribuzione e nella programmazione dei contenuti è utile per stabilire la credibilità; ad esempio, se il messaggio video dei dirigenti è solitamente disponibile il lunedì mattina, attenetevi a quel programma.
E se di recente non è successo nulla di grave in azienda, vale la pena di comunicarlo. Come ha detto Tamás Barathi, CEO di Blue Colibri App, in un podcast, "Se tutto va bene nel bel mezzo della crisi economica, allora dovremmo dirlo, perché possiamo dare risposte rapide alle domande che possono sorgere dai dipendenti e quindi prevenire le voci che reagiscono a uno stato di disinformazione".
