en
In qualità di proprietari o manager, è importante comprendere il ruolo che gli eventi interni all'azienda svolgono nel sostenere il coinvolgimento e il morale dei dipendenti. Questi eventi possono spaziare dalla formazione e dai workshop alle attività sociali, come le grigliate informali o le feste a tema.
Tuttavia, a causa dei cambiamenti degli ultimi anni, gli eventi aziendali interni devono essere organizzati in modo più consapevole, creativo ed economico.
"Un evento aziendale è uno strumento strategico che contribuisce a rafforzare la fedeltà dei dipendenti, la fidelizzazione dei clienti, il successo delle assunzioni e l'employer branding", spiega a Connect Magazine la vicepresidente internazionale dell'UNICEO e presidente dell'UNICEO Ungheria. Secondo Mónika Mantuano, il COVID e le sue conseguenze sono molto sentite nel settore della gestione degli eventi aziendali.
Sebbene tra i lavoratori si stia diffondendo l'idea di rendere il lavoro a distanza o flessibile la norma, l'autrice osserva che, sulla scia della pandemia, le aziende hanno dovuto "rieducare" il personale all'importanza delle interazioni e degli incontri di persona.
"Ogni anno l'UNICEO indice il "Live Communication Award" in diverse categorie per evidenziare il ruolo strategico degli eventi e premiare i migliori. Quest'anno, ad esempio, abbiamo visto aziende organizzare eventi con volumi piuttosto elevati, fino a 1.000 persone, mentre ci sono stati anche eventi in cui l'80% del progetto totale è stato speso per la pre-comunicazione solo per far partecipare il maggior numero possibile di persone all'evento", spiega.
Gli eventi interni all'azienda consentono ai dipendenti di diversi reparti e team di lavorare insieme su un obiettivo o un'attività comune. Questo crea tipicamente un coinvolgimento della comunità e un lavoro di squadra tra i colleghi, che può portare a un aumento del morale, della motivazione e dell'impegno all'interno dell'organizzazione.
Inoltre, questi tipi di eventi offrono ai dipendenti l'opportunità di entrare in contatto tra loro al di fuori dell'ambiente d'ufficio, cosa che può
favorisce una cultura del lavoro positiva, che secondo gli esperti è vantaggiosa per l'efficienza, l'efficacia e il coinvolgimento.
Quando si pianificano eventi interni all'azienda, è bene considerare quali tipi di attività potrebbero essere più interessanti per il team. Eventi sociali come grigliate informali all'aperto o attività di team building sono ottime opzioni, in quanto incoraggiano la collaborazione tra i dipendenti e offrono un'atmosfera piacevole al di fuori dell'ufficio.
Anche le sessioni di formazione dal vivo in azienda, i webinar online o le presentazioni possono essere un ottimo modo per apprendere nuove competenze e aggiornarsi sulle tendenze del settore, riunendo i colleghi in un ambiente informativo.
Infine, i dipendenti possono dare il loro contributo alla comunità, costruendo al tempo stesso relazioni con i colleghi attraverso attività di utilità sociale o di responsabilità sociale dell'azienda, come il volontariato o la raccolta di fondi.
"Un cambiamento significativo nel settore è il fatto che sempre più aziende invitano i familiari agli eventi a seguito della pandemia. Ritengo che si tratti di un cambiamento importante e positivo, in quanto dimostra che i datori di lavoro guardano sempre più ai loro dipendenti come a un'unità familiare complessa, e i dipendenti sono spesso più disposti a partecipare a questi eventi con i loro familiari", afferma Mónika Mantuano.
Quando si organizza un qualsiasi tipo di evento, uno dei fattori più importanti è stabilire in anticipo obiettivi chiari e sapere cosa si vuole ottenere nel mirino del coinvolgimento dei dipendenti. È necessario pianificare tutti i dettagli dell'evento prima che si svolga, compreso il budget.
Credo che i profondi cambiamenti degli ultimi anni significhino che
sia gli strumenti che le sedi devono essere molto più personalizzati rispetto al passato,
tenendo in massima considerazione le esigenze dei lavoratori", sottolinea il vicepresidente dell'UNICEO.
Secondo Mónika Mantuano, sebbene le piattaforme online abbiano effettivamente aiutato le aziende a comunicare internamente in tempi difficili, la maggior parte dei lavoratori ha ancora bisogno di un contatto personale. "Un regolare colloquio online dei dirigenti può ovviamente funzionare bene, in quanto può rivolgersi ai colleghi nello stesso momento, e la sua economicità e giustificazione sono indiscutibili. Ma se i contenuti validi ed efficaci sono l'obiettivo principale del formato online, con gli eventi online sono le immagini e la creatività che possono attirare la giusta attenzione", aggiunge.
Per garantire che gli eventi aziendali interni abbiano successo nell'aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, è importante misurare le opinioni e i feedback dei partecipanti.
Si raccomanda quindi di condurre una ricerca dopo ogni evento, attraverso sondaggi o interviste, sul grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati, come ad esempio
tassi di partecipazione o la popolarità delle diverse attività e programmi.
Infine, naturalmente, con le domande aperte, vale la pena di valutare se è necessario apportare modifiche per futuri eventi interni all'azienda.
"Per convincere il maggior numero possibile di dipendenti a partecipare agli eventi, è importante interpellarli prima, perché pensiamo che sia inutile inventare qualcosa di molto creativo e suggestivo se poi non risponde alle esigenze dei colleghi", spiega Mónika Mantuano, secondo la quale questo è un momento in cui i dipendenti devono essere "riabituati" alle riunioni personali e agli eventi aziendali.
Associazione professionale di organizzatori di eventi aziendali
L'UNICEO (United Networks of International Corporate Events Organizers) è l'unica associazione internazionale senza scopo di lucro che riunisce i principali responsabili della pianificazione e dell'organizzazione di eventi per le aziende leader a livello globale.
L'associazione è una rete globale che consente ai suoi membri di beneficiare di conoscenze collettive e di adattarsi più facilmente a un ambiente commerciale in continua evoluzione.
Inoltre, è una piattaforma in cui i membri possono ottenere un feedback sulle esperienze pratiche e di sviluppo della loro professione, nonché sulle sfide attuali e future.
Il presidente dell'organizzazione in Ungheria ritiene che il settore della gestione degli eventi aziendali, ferito a causa della pandemia, sia lento a recuperare il ritardo rispetto al periodo precedente al 2020. Inoltre, l'inflazione ha causato un aumento radicale dei costi per il settore. "Oggi è necessario organizzare eventi aziendali interni in modo molto più consapevole, creativo ed economico, e vale la pena cercare sinergie, anche in collaborazione con altre aziende e partner professionali", afferma Mónika Mantuano.
