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Quasi 900 dipendenti, sedi diverse, un team in continua crescita: quasi tutte le sfide della comunicazione interna in un unico luogo. Un'azienda di logistica nazionale si è mossa sul terreno digitale e ha sperimentato cambiamenti radicali. Un viaggio dai pallidi risultati delle pubblicazioni interne cartacee a una comunità attiva e moderna.
Trans-Sped, un'azienda di proprietà ungherese, ha iniziato la sua attività di spedizione internazionale nel 1990. Più di 32 anni dopo, il gruppo fornisce servizi logistici complessi con 13 centri regionali e quasi 900 dipendenti. Questi servizi vanno dal classico immagazzinamento e trasporto alla complessa logistica di magazzino e al servizio completo di webshop, con il supporto di soluzioni digitali. Riunire un'organizzazione di queste dimensioni, molto frammentata sia geograficamente che in termini di attività, non è una sfida da poco. Barbara Balázsi, specialista della comunicazione di Trans-Sped, che ha svolto un ruolo chiave nell'implementazione di Blue Colibri, afferma che, come molte altre aziende, hanno trovato "difficile far fluire le informazioni in tempo reale a tutti" e tenere informati i colleghi autisti sulla strada. E quando il flusso di notizie e informazioni è frammentato, può influire anche sulla vita della comunità: è più difficile creare una squadra.
In passato, per risolvere questi problemi si usava un giornale interno stampato trimestralmente, ma per molti versi non era una soluzione perfetta. Da un lato, infatti, c'era un grande spreco di carta e, dall'altro, il contenuto era limitato a causa della portata del giornale. Barbara Balázsi ha aggiunto che, ovviamente, il documento poteva contenere solo informazioni retrospettive del periodo passato.
Su iniziativa del team di comunicazione, la direzione di Trans-Sped Kft. ha deciso, a causa dell'accelerazione forzata dei tempi causata da COVID, che era giunto il momento di digitalizzare le comunicazioni interne. È stato a questo punto che hanno iniziato una collaborazione con il team di Blue Colibri. L'azienda ungherese, fondata nel 2019, ha sviluppato un software per affrontare le problematiche HR aziendali che, se non prima, quasi tutte le aziende hanno purtroppo dovuto affrontare durante la pandemia.
Come informare il personale operaio e non in ufficio in modo efficace e in tempo reale? Possiamo fornire una comunicazione bidirezionale per avvicinare il management e il team e migliorare la vita della comunità? Come possiamo dire addio all'amministrazione cartacea? È possibile semplificare i processi di pre e onboarding con soluzioni digitali? L'e-learning può rendere più efficace la formazione?
L'applicazione di Blue Colibri è ora utilizzata da oltre 84.000 dipendenti nei settori sanitario, commerciale, edile e altro ancora. L'applicazione, adattata alle esigenze delle aziende, viene semplicemente scaricata sui telefoni cellulari dei dipendenti - ma è accessibile anche da desktop e totem aziendali - che ricevono tutte le informazioni e i documenti di cui hanno bisogno dal loro posto di lavoro in tempo reale, su un'unica piattaforma.
Barbara Balázsi ha detto che Trans-Sped voleva introdurre la nuova soluzione digitale in diverse fasi, ma quando il Corona virus ha colpito, il processo è stato completato molto rapidamente, in 1-2 settimane.
"I nostri colleghi hanno capito l'importanza del passaggio e hanno iniziato a usare l'app, perché era il modo più veloce per condividere le nostre regole e le notizie sul coronavirus".
I dipendenti sono stati incoraggiati a utilizzare l'app grazie al coinvolgimento dei dirigenti. I nuovi assunti si trovano in una posizione ancora più facile, in quanto iniziano a conoscere l'azienda grazie all'accesso all'app. L'introduzione dell'onboarding digitale dovrebbe facilitare ulteriormente la transizione dei nuovi colleghi alla piattaforma digitale.
In alcuni sedi speciali di Trans-Sped vengono ancora utilizzate alcune forme di comunicazione tradizionali (cartelloni, manifesti), ma l'app aziendale ha reso la comunicazione interna più facile e veloce. Inoltre, è diventata ricercabile ed è stata in grado di introdurre altre utili funzionalità (amministrazione, interfacce per la comunità, estrazioni di premi), ha spiegato Barbara Balázsi.
Dopo il passaggio alla propria app aziendale, i primi cambiamenti positivi in Trans-Sped hanno riguardato l'amministrazione e il flusso di informazioni, mentre la quantità di carta utilizzata ha iniziato a ridursi. Barbara Balázsi ha sottolineato che l'app aziendale consente anche di raggiungere facilmente gruppi mirati e di segmentare i contenuti.
"Senza lavoro aggiuntivo, si può raggiungere una sola funzione o una sola sede, ma si possono facilmente produrre contenuti anche solo per impiegati o operai o dirigenti".
Oltre al flusso di informazioni, la funzione di e-learning viene utilizzata sempre più spesso, ma anche per fornire formazione ai nuovi assunti, oltre che per la formazione obbligatoria ricorrente e altri materiali di formazione interna.
I dipendenti la adorano e sempre più persone utilizzano l'applicazione. Diverse unità organizzative hanno riconosciuto il potenziale dell'app e hanno già richiesto il lancio di moduli speciali. Barbara Balázsi ha dichiarato che l'applicazione viene utilizzata anche dai colleghi per richiedere biglietti da visita e per presentare idee e domande. I contenuti più popolari sono le presentazioni dei nuovi arrivati, gli annunci interni di referral, le interviste ai colleghi e i messaggi dell'amministratore delegato.
E grazie alla digitalizzazione, c'è stato anche un grande miglioramento della vita comunitaria. I dipendenti Trans-Sped sono diventati più aperti a stili di vita sani, richiedono regolarmente contenuti sulla salute e sono interessati alla possibilità di praticare sport insieme.
"Nel programma Trans-Sped Community Giving, i nostri colleghi possono nominare le ONG della loro zona per ricevere un sostegno finanziario. Inoltre, partecipano ad attività di beneficenza e di raccolta fondi a seguito di appelli", ha spiegato Barbara Balázsi, aggiungendo che "come comunità, lavoriamo insieme per sostenere le comunità locali nella nostra zona".
